TUGAS 3_KOMUNIKASI BISNIS

Nama        : Lailatul Musarrofah

Npm         : 15214966

Kelas        : 4EA11

1.  Pengorganisasian Dari Revisi Pesan-pesan Bisnis

Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dan tidak semudah menulis pesan– pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman akrab.

Maka dari itu dalam menulis surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan – pesan  bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan mupun format penulisan.

      Pengorganisasian Outline

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu Anda mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide; kemudian Anda menetapkan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.

1.      Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dipecahkan. Jika materinya memang lemah, tidak memiliki suatu gaya yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Cepat atau lambat, audiens akan menyimpulkan bahwa Anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai sedikit pun. Apakah Anda menelepon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, Anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks, maka semakin penting tahap pertarna ini.

Apabila Anda menyusun pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Hal ini karena dengan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Di samping itu, outline juga akan menuntun Anda untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu Anda mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pernikiran Anda.

Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:

a.       Mulailah dengan Ide Pokok

Ide pokok akan membantu Anda dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal, yaitu: (1) apa yang Anda inginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya; (2) alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

b.      Nyatakan Poin-poin pendukungyang Penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, maka tahap kedua adalah menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.

c.       Ilustrasi dengan Bukti-bukti

Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan illustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang Anda buat akan menjadi semakin baik.

2.      Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah Anda mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide Anda, Anda siap untuk memutuskan bagaimana urut-urutannya. Untuk dapat menentukan urutannya, ada dua pendekatan penting, yaitu:

a.       Pendekatan Langsung

Pendekatan langsung (direct approach) sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif (deductive approach), di mana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.

b.      Pendekatan Tak Langsung

Pendekatan tak langsung (indirect approach) sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif (inductive approach), di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini, bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan-pesan formal atau panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih di antara kedua alternatif tersebut, Anda harus menganalisis bagaimana reaksi audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yang Anda sampaikan.

Setelah Anda menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, maka Anda dapat memilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut :

a.       Direct Request

Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct request (permintaan langsung) dapat berbentuk surat maupun memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap suatu produk baru dan Anda ingin sekali mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut seperd karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka Anda dapat membuat surat permintaan langsung. Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.

b.      Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill

Jika Anda memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap Anda, para audiens kemungkinan akan menjadi netral. Jika Anda mengumumkan penurunan harga, menerima suatu undangan, atau ucapan selamat dari teman sejawat, para audiens akan senang mendengarnya. Jadi, pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.

c.       Pesan-pesan Bad News

Jika Anda mengumumkan penolakan suatu. lamaran, menolak kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, maka audiens Anda umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu, pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika Anda mempunyai berita yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkannya pada bagian. pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.

d.      Pesan-pesan Persuasif

Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang Anda sampaikan, maka pesan-pesan persuasif (persuasive messages) dapat digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak langsung. Untuk melakukan penagihan pinjaman dan penjualan produk, pendekatan yang digunakan adalah persuasi. Anda perlu membuka pikiran audiens Anda dengan melakukan persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.

Kebanyakan pesan-pesan singkat dapat menggunakan salah satu dari keempat dasar rencana organisasional. Tetapi, untuk pesan-pesan yang lebih panjang, seperti pembuatan laporan dan presentasi, perlu pola yang lebih kompleks untuk menangani semakin banyaknya informasi. Pola-pola tersebut dapat dibedakan ke dalam dua kategori, yaitu informasional dan analitikal.

      Pemilihan Kata yang Tepat

Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

a.       Pilihlah kata yang sudah familiar

Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.

b.      Pilihlah kata-kata yang singkat

Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

c.       Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.

      Membuat Kalimat Efektif

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.

Tiga jenis kalimat, yaitu:

a.       Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.

b.      Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.

c.       Kalimat kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2.  Perencanaan Laporan Bisnis

Laporan bisnis merupakan suatu laporan yang sifatnya netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada orang lain untuk tujuan tertentu. dimakalah ini membehas tentang bagaimana perencanaan dan penulisan laporan bisnis yang benar.

      Arti dan Jenis Laporan Bisnis

Laporan bisnis dapat digolongkan kedalam berbagai cara menurut fungsi, subjek, formalitas, keasliaan, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek dan pelaksanaan pertemuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat dijelaskan berikut ini :

a)      Berdasarkan Fungsinya

-          Laporan informasi (Information Report)

Berfungsi untuk memberikan informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Nama lain untuk information report adalah laporan perkembangan (progress reports), laporan sementara (interim report), dan laporan triwulan (quarterly report).

-          Laporan analitikal(Analitycal Report)

Menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsir, keudian mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi(recommendation report), usulan (proposal), atau laporan justifikasi (justification report).

b)      Berdasarkan Subjeknya

Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan tersebut diperoleh. Sebagai contoh adanya laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistic, dan laporan-laporan teknik.

c)      Berdasarkan formalitasnya 

-          Laporan formal (long reports)

Laporan formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman, dan mencakup masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian “panjang” bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.

Laporan formal mencakup tiga bagian penting, yaitu (1)Body teks: pendahuluan, isi dan penutup; (2) prefatory part: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, synopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar tabel; (3) Supplement part: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah dan indeks.

-          Laporan informal (short reports)

Laporan informal biasanya hanya mencakup badan teks. Namun demikian, sejumlah laporan informal mencakup judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan lampiran.

d)     Berdasarkan Keasliannnya

-          Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari komite atau orang lain.

-          Laporan sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri.

-          Laporan swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan swasta.

-          Laporan publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiayai oleh nagara.

e)      Berdasarkan Frekuensinya

-          Laporan berkala (periodic reports)

Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan. Termasuk dalam laporan berkala, antara lain laporan bursa saham setiap jam, laporan penjulan setiap hari, laporan biaya setiap minggu, laporan produksi setiap bulan, laporan komite setiap kuartal, laporan anggaran tahunan.

-          Laporan khusus (special report)

Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam perusahaan.

f)       Berdasarkan Jenisnya

-          Laporan Memorandum (periodic report)

Laporan yang menggunakan format memo, yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.

-          Laporan surat (letter report)

Laporan surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat yang didalam berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan dan referensi

-          Laporan dalam bentuk cetakan

Laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak, intruksi, dan baris-baris kosong.

-          Laporan formal (formal report)

Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal, laporan formal sering juga disebut dengan laporan panjang (long report).

g)      Berdasarkan Kegiatan Proyek

Dalam melakukan seatu proyek, tedapat tiga jenis laporan, yaitu

-          Laporan pendahuluan (preliminary reports). Mencakup persiapan suatu proyek, hasil yang diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai.

-          Laporan perkembangan (progress reports) mengenai perkembangan pelaksanaan proyek secara berkala

-          Laporan akhir (final report) mengenai akhir dari suatu pelaksanaan suatu proyek.

h)      Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan

-          Agenda (agenda) adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan.

-          Resolusi (resolation) adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus suatu pertemuan.

-          Notulen (minutes) adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung, mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam pertemuan.

-          Laporan pertemuan (proceedings) adalah suatu laporan resm, yang cakupan bahasanya luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

      Bagian-bagian Pokok Dalam Laporan Bisnis

1.      Pendahuluan 

Dalam bagian pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain :

·         Pemberi kuasa adalah orang yang memberi laporan atau yang meminta laporan.

·         Layout atau rencana presentasi yang menceritakan kepada pembaca apa saja yang akan dibahas dalam laporan.

·         Masalah biasanya didefinisikan diawal bab pendahuluan, sebelum pernyataan mengenai maksud atau tujuan laporan.

·         Maksud penulisan laporan  harus tampak dibagian pendahuluan. Elemen tersebut merupakan hal yang sangat penting dalam suatu laporan. Istilah lain untuk maksud penulisan, antara lain tujuan, misi, strategi, atau sasaran.

·         Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan.

·         Metedologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Data bisa dikumpulkan dengan membaca bahan-bahan di perpustakaan, melakukan wawancara, survei, atau eksperimen.

·         Sumber-sumber primer atau sekunder, meliputi publikasi (majalah, jurnal, surat kabar) catatan perusahaan, memo, surat, hasil wawancara, karyawan, dan sebagainya.

·         Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan jika pembaca memerlukan latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap suatu pembahasan.

·         Definisi istilah perlu dicantumkan jika menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran. 

·         Keterbatasan misalnya dalam hal dana waktu, asisten peneliti atau data yang tersedia. Seorang penulis tidak perlu malu-malu untuk menyebutkan beberapa keterbatasan yang ada sebelum melakukan penelitian lebih lanjut. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan didalam suatu laporan, misalnya keputusan antara membeli mesin baru atau mesin setengah pakai, rekstrukturisasi karyawan, memeberi uang pesangon,

·         menambah perangkat lunak dan perangkat keras, membangun kantor perwakilan, dan lain sebagainnya.

2.      Teks

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah tubuh dan isi atatu teks. Dalam bagian ini, dikembangkan diuraikan hal-hal yang penting secara terperinci. Penulisan laporan bisnis yang baik harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan serta membuang hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan dalam maksud penulisan laporan tersebut.

3.      Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan atau memberi rekomendasi.

·         Rangkuman berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh

·         Kesimpulan berisi fakta-fakta yang dibahas

·         Rekomendasi menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat.

·         Rencana tindakan merupakan pernyataaan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan dan orang-orang yang bertanggunga jawab terhadap proyek yang akan dilaksanakan.

·         Proposisi digunakan di dalam dunia akademis atau jurnal sebagai suatu pernyataan yang tegas, yaitu tuntunan yang didasarkan pada suatu laporan atau artikel.

      Pengorganisasian Isi Dalam Laporan Bisnis

Bentuk penyusunan suatu laporan memiliki daya tarik tertentu yang akan mempengaruhi pembacanya. Kebutuhan calon pembaca juga harus dipertimbangkan manakala memilih rencana organisasional untuk seluruh tubuh laporan.

A.    Cara menyusun tubuh laporan bisnis

Ada 2 cara yang dapat digunakan yaitu :

1.      Cara Deduktif

Menggambarkan laporan dari belakang kedepan atau menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum menjelaskan hal-hal yang rinci.

2.      Cara induktif

Menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok, kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan. 

B.     Cara menyusun teks laporan bisnis

1.      Membuat topik-topik  atau criteria

Cara ini merupakan hal yang umum dalam membuat laporan. Judul utama mungkin menggunakan keriteria standar, faktor-faktor, pemecahan masalah, manfaat, atau karakteristik. Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan apakah suatu perusahaan harus membeli atau memproduksi, maka keputusan pertama adalah menentukan kriteria yang paling penting.

2.      Menyusun suatu peristiwa atau berbagai kejadian

Dalam pembuatan agenda, program konvensi, atau laporan perkembangan, aturan perkembangan secara kronologis menggunakan periode waktu seperti tanggal, bulan, tahun, jam atau musim dapat digunakan sesuai dengan pokok bahasan. 

3.      Mendeskripsikan  lokasi atau tempat

Treks bias dikembangkan dengan mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah dirumah, pabrik,kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional, dengan cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagai  penjuru dunia.

4.      Menjelaskan suatu proses atau prosedur

Cara mengembangkan ini hampir sama pendekatan kronologis. Metode ini menelusuri tahapan-tahapan, Misalnya suatu tahapan kebijaksanaan , operasi mesin, prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.

5.      Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alphabet.

Urutan pertama berisi ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik yang paling penting, selanjutnya kurang penting atau tidak penting.

6.      Menyusun urutan tingkatan familiaritas

Cara ini mengembangkan teks dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana atau familier terlebih dahulu, kemudian meningkat ke yang lebih kompleks atau yang kurang familier. Seseorang cenderung lebih mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui sebelumnya dari pasa yang tidak atau belum diketahui.

7.      Menyusun sumber-sumber yang digunakan

Metode ini cocok digunakan jika pembaca sangat tertarik kepada sumber informasinya serta memilih sumber-sumber yang sesuai.

8.      Pemecahan masalah

Cara ini umum digunakan untuk mengorganisasi suatu presentasi yang bersifat persuasi.

C.     Metode Outline

Membantu melihat hubungan antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan seluruh materi didalam suatu susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih.

Dalam menyusun sub judul, perlu diperhatikan 5 hal yaitu :

1.      Tempatkan ide-ide yang paling penting, Pertimbangkan panjang laporan, subjek dan pembaca.

2.      Keseimbangan masing-masing bagian dijaga dengan baik. 

3.      Jika membagi suatu topik paling tidak harus terdapat 2 sub judul.

4.      Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan terlalu sedikit untuk sub judul.

5.      Jangan pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul(sub judul)

3.  Presentasi Bisnis

Presentasi bisnis bagi para staf manajer pada semua level/tingkatan dalam suatu perusahaan berskala menengah dan besar merupakan hal yang biasa. Baik dalam kaitannya dengan masalah pemasaran, keuangan, personalia, produksi, dan teknologi informasi.

      Tahapan Persiapan Dasar Dalam Presentasi Bisnis

1.      Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan.

Penguasaan terhadap materi yang akan disampaikan merupakan hal terpenting dalam sebuah presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah presentasi bergantung pa kemampuan pembicara dalam memahami setiap detail hal-hal yang terkan dung dalam isi materi presentasi. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan akan menghambat penyampaian pesan kepada audiens, serta akan memberikan image yang kurang baik bagi pembicara tersebut.

2.      Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik.

Presentasi yang baik bukan hanya terlihat dari isi materi yang disampaikan tetapi juga dipengaruhi oleh bagaimana cara membawakannya. Apabila penyampaian presentasi dilakukan secara menarik, maka audiens akan merasa senag. Terlebih jika pada saat presentasi pembicara menggunakan berbagai macam alat bantu sebagai penunjang presentasi, seperti OHP, LCD pojector, slide serta penggunaan audio visual.

3.      Menganalisis siapa audiens.

Agar tujuan presentasi dapat tercapai, maka pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Metode yang digunakan adalah dengan menggunakan kata tanya seperti apa, dimana, kapan, mengapa dan bagaimana, maka pembicara akan dapat menidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang dimaksud.

4.      Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi.

Seorang pembicara harus mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat dimana ia akan melakukan presentasi. Pengenalan terhadap lokasi ataupun tempat akn sangat membantu pembicara dalam menyampaikan presentasi, penggunaan alat serta menentukan teknik penyampaian presentasi.

      Menganalisa Audience

Secara umum analisis audience yang pertama dilakukan menyangkut latar belakang, meliputi pendidikan, usia, pekerjaan, pengalaman, hobi, dan lain-lain. Dari latar belakang dapat diketahui apa kebutuhan dan keinginan audience. Pemahaman kebutuhan dan keinginan audience selanjutnya akan digunakan untuk menentukan gaya/ pendekatan dan isi presentasi yang tepat. Setelah latar belakang kemudian dianalisis ukuran/ jumlah, komposisi, dan reaksi.

1.       Jumlah

Ketahui berapa jumlah audience dalam presentasi apakah hanya terdiri dari beberapa orang saja, puluhan orang atau bahkan lebih dari seratus.

Presentasi dengan jumlah audience yang berbeda menuntut penggunaan pendekatan yang berbeda pula. Pada presentasi dengan audience beberapa orangsaja memungkinkan untuk melakukan diskusi, tanya jawab, dan bersama-sama menyusun kesimpulan.

Namun, presentasi dengan audience yang semakin banyak, pendekatan seperti di atas sulit dilakukan. Yang paling mungkin dilakukan adalah pendekatan satu arah, yaitu pembicara berbicara atau bercerita kepada audience. 

2.      Komposisi

Presentasi dengan jumlah audience yang relatif banyak, menuntut pembicara memahami komposisi audience. Misalnya apa saja tingkat pendidikan audiencetermasuk jumlah masing-masing tingkat.

Usia audience berkisar dari berapa sampai berapa, dan bagaimana penyebarannya. Komposisi audience yang relatif sama disebut dengan audience homogen. Misalnya presentasi di hadapan siswa SMA akan menghadapi audience yang relatif homogen. Homogenitas siswa SMA dapat dilihat dari usia yang relatif sama.

Komposisi audience yang besar tingkat perbedaannya disebut heterogen. Misalnya, seorang sales kompor gas presentasi di hadapan ibu-ibu peserta arisan kampung. Meskipun jenis kelaminnya sama, namun pendidikannya berbeda, usianya sangat beragam, pekerjaannya sangat beragam, dan penghasilan keluarganya pun sangat beragam.

3.      Reaksi

Secara umum reaksi audience dapat digolongkan menjadi 3, yakni menolak, menerima, dan tidak bereaksi. Sebelum presentasi dimulai, pembicara harus mempersiapkan diri menghadapi kemungkinan dari reaksi audience. Meskipun reaksi audience dapat diperkirakan atau diprediksi sebelumnya, namun kadang-kadang mereka atau sebagian dari mereka bereaksi tidak seperti yang diperkirakan.

      Mempersiapakan Diri dan Materi

Penguasaan terhadap materi yang akan disampaikan merupakan hal terpenting dalam sebuah presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah presentasi bergantung pa kemampuan pembicara dalam memahami setiap detail hal-hal yang terkan dung dalam isi materi presentasi. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan akan menghambat penyampaian pesan kepada audiens, serta akan memberikan image yang kurang baik bagi pembicara tersebut.

Referensi:

http://mabatugas.blogspot.co.id/2016/04/perencanaan-dan-penulisan-laporan-bisnis.html

http://ngurahobelixs.blogspot.co.id/2016/11/presentasi-bisnis.html

http://googleweblight.com/?lite_url=http://xerma.blogspot.com/2014/04/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html?m%3D1&ei=GvT8I1ZV&lc=id-ID&s=1&m=201&host=www.google.co.id&ts=1510635836&sig=ANTY_L1sGi8RmbSBwd3qm5IfImDIgaDjNw

http://blogserbabis.blogspot.co.id/2014/04/makalah-revisi-pesan-pesan-bisnis.html?m=1